Excepciones
Cómo manejar cancelaciones, reprogramaciones y días especiales.
¿Qué son las excepciones?
Las excepciones te permiten modificar el comportamiento normal de una clase para una fecha específica. Son útiles cuando:
- Necesitás cancelar una clase por lluvia, feriado, etc.
- Querés reprogramar una clase para otro día/horario.
- Necesitás un cambio de entrenador para una fecha (otro profesor da la clase).
- Hay un evento especial que afecta varias clases.
Acceder a excepciones
Desde el menú lateral, andá a Academia → Excepciones. Vas a ver un listado de todas las excepciones programadas.
Cancelar una clase
- Hacé clic en Nueva Excepción.
- Seleccioná el tipo Cancelación.
- Seleccioná la clase afectada.
- Elegí la fecha específica que querés cancelar.
- Indicá qué hacer con las inscripciones de ese día (ver más abajo).
- Si la clase está en el calendario, podés marcar Eliminar fecha del calendario para quitar el evento.
- Guardá la excepción.
La clase cancelada no aparecerá en la asistencia para esa fecha. Si la clase está vinculada al calendario, el evento de esa fecha quedará marcado como cancelado (o eliminado, según la opción elegida).
Comportamiento al cancelar: qué hacer con las inscripciones
Al crear una excepción de cancelación, tenés que elegir qué hacer con los alumnos que tenían clase ese día:
- Cancelar todas las inscripciones: las inscripciones de ese día quedan canceladas; los alumnos no pierden la clase del pack (no se descuenta). Podés reprogramar cada una después de forma manual si querés.
- Eliminar todas las inscripciones: se eliminan las inscripciones de ese día. Usalo solo cuando no vayas a ofrecer recuperatorio.
- Reprogramar todas al próximo día disponible: Kai Manager mueve todas las inscripciones de ese día a la próxima fecha en que la clase se dicta. Las inscripciones reprogramadas quedan en la nueva fecha de forma permanente (no se revierten si después eliminás la excepción o volvés a incluir la fecha).
Excepción de cambio de entrenador
Si para una fecha el profesor titular no puede dar la clase, podés crear una excepción de tipo Cambio de entrenador:
- Seleccioná la clase y la fecha.
- Elegí el nuevo entrenador principal para ese día.
- Opcionalmente, en Entrenadores secundarios, marcá otros entrenadores que también estarán en esa clase (por ejemplo, un ayudante).
- Guardá la excepción.
La clase se sigue dictando en el mismo día y horario; solo cambia quién la da. En asistencia y en el resumen por entrenador se verá al nuevo profesor para esa fecha. Si después la situación se normaliza, podés Revertir entrenador desde la lista de excepciones para que vuelva el titular.
Reprogramar una clase
Para reprogramar, creás una excepción de tipo Reprogramación e indicás:
- Fecha original: el día que debía dictarse.
- Nueva fecha: el día al que se pasa la clase.
- Nuevo horario (opcional): si cambia el horario.
Kai Manager actualiza la asistencia y el calendario automáticamente.
Excepciones masivas
Si necesitás cancelar todas las clases de un día (por ejemplo, por feriado), podés crear excepciones para múltiples clases a la vez seleccionando todas las afectadas.
Eliminar excepción
Si las circunstancias cambian y la clase finalmente se dicta, podés eliminar la excepción haciendo clic en el ícono de la papelera. La clase volverá a su estado normal para esa fecha.
Impacto en inscripciones
Cuando cancelás una clase:
- Los alumnos con pack no pierden la clase (no se descuenta del pack).
- Los alumnos pueden reprogramar su clase para otra fecha dentro de su período de validez.